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财务信息化:如何做好预付账款业务流程

一同伙向我就教预支账款营业在财务治理系统中若何处置惩罚。这些问题我在给客户实施财务治理系统项目的时刻已经碰着过多次。本日我借这个时机,就把预支款这个营业流程做一下具体阐明,给有必要的人供给参考。

详细营业描述如下:

现在企业的某个供应商A,要求企业进行预支款。预支款的比例为50%。现在企业向其下采购定单,金额为50万。为此,企业必须要先预支25万的货款。现在财务系统主要要斟酌如下问题。

一是预支款的比例。由于不合的供应商,可能的比例是不合的。一个供应商是50%,另一个供应商可能是20%,也可能是100%。以是,系统的预支款比例不是定逝世的,而是必要根据用户的实际环境进行设置设置设备摆设摆设。特其余,应该在供应商级别上结合供应商付款前提,实现预支款比例的设置。同时,若跟采购系统结合的话,最好还能够在采购单的级别长进行设置设置设备摆设摆设。因为我现在讲的是一个零丁的财务治理系统,以是,跟采购单结合我这里先略过不讲。

二是后续的冲消。在今后孕育发生付款需求或者应收账款的话,若这个供应商有过预支款记录的话,则在系统中要能够提醒用户,该供应商有预支款单据,是否必要跟现有的敷衍账款进行冲销。这里要留意,在什么时刻冲销的问题。根据用户的要求不合,冲销的时候一样平常有两个光阴点。一个是在天生敷衍账款的时刻就开始冲销;别的一个是在孕育发生付款单的时刻再进行冲销。详细在哪个时点进行冲销的话,由财务用户自己进行选择。一样平常的要求便是,这个冲销的时点进行确定之后,就不能再进行变动。我打仗到的大年夜部分客户都是选择在付款的时刻进行冲销。

详细操作步骤阐明如下:

第一步:采购提出预支款申请。

采购员在碰到必要预支款的时刻,会提出预支款申请。由于财务治理系统是一个零丁的系统,没有跟进销存系统进行结合。以是,这个预支款申请的话,必要采购手动提出。

一样平常采购员会填写一张预支款申请单,有相关引导具名确认今后,拿到财务,让财务职员付款。财务职员看到这张预支款申请单的时刻,在系统中输入相关的单据内容,并进行付款。

在系统中操作的时刻,要留意两个问题。

一是单据类型的选择。为了与其他正常付款进行差别,在财务治理系统中,一样平常为预支款营业设置了一个特殊的的单据,即“预支款单据”。这个单据跟其他单据的差别在于,系统在开立通俗付款单的时刻,会去查询这个预支款单据,看看有没有未结账的预支款单,若有的话,则会提示用户。着实,从财务治理上来说,预支款跟其他付款也有必然的差别。由于预支款是其他的资产,而不是负债。以是,无论从实际操作上来斟酌,照样从财务理论上来说,把两者进行分开都是异常有需要的。有些财务治理系统,在单据上不做差别,然则,会有一个付款类型字段来进行分类。事理也是一样的。

二是最好在注明详细的采购定单号。由于财务治理系统没有跟其他的系统相关联,以是,预支款单只能够财务部门自己开立。在这开立的历程中,要留意写明详细的采购定单号码。这主如果为了后续冲销功课的方便。由于我们在冲销的历程中,一样平常都是要对应到详细的采购定单上,而不是只要供应商对,什么采购定单都可以冲销的。若我们在这里注明采购定单的话,那在冲销营业的时刻,就可以一清二楚的知道,这张预支款单是针对哪张采购单的。用户在选择的时刻,就会异常的方便。

着末,我们还要留意一点,便是这张预支款单据的冲销状态。刚开立预支款单据的时刻,这张单据的冲销状态显示为“未冲销”。这个字段一样平常不妙手工掩护,而是根据下面的冲销营业进行自动的更新。

第二步:付款单录入。

到了实际付款的时刻,采购职员在填写付款申请的时刻,一样平常会提交多张单据。如公司采购单、公司收货单、供应商发票。若有预支款单的话,也会附上预支款单据。这里要留意一点,便是发票的问题。现在大年夜部分企业的操作习气是,供应商在收到预支款的时刻一样平常不开拓票,而是要等到货款结清的话,一次性开拓票。当然,详细若何操作,照样要企业跟供应商之间进行协商。我这里之以是把他提出来,主如果关于单据同等性的问题。若有多张发票的时刻,为了后续考查的方便,则要在发票治理中或者付款单中输入多张发票号码。

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